Tugas 2
Kelompok 7
Materi Bab 6
Perencanaan Pesan-Pesan Bisnis
6.1
Penentuan Proses Komposisi
Yang
dimaksud dengan proses komposisi (composition process) dalam penyampaian
pesan-pesan bisnis tertulis adalah suatu proses penyusunan pesan-pesan bisnis
yang dimulai dari pemilihan kata, kalimat dan paragraf hingga menjadi suatu
pesan bisnis yang mudah dipahami dan diterima oleh si penerima pesan. Agar
pesan-pesan bisnis yang disampaikan secara tertulis tersebut dapat dipahami
dengan baik, perlu diperhatikan kata-kata, kalimat dan paragraf secara tepat,
substansi pesan yang jelas, penggunaan gaya penulisan yang baik, serta format
dan bentuk pesan yang baik. proses
komposisi dapat dianalogikan dengan proses penciptaan sebuah lagu yang
dilakukan oleh komposer. Komposer yang baik perlu membuat suatu perencanaan
dengan baik dan cermat, seperti merencanakan jenis lagu apa yang akan dibuat
(pop, daerah, jazz, rock,country, keroncong, dangdut, atau campusari), siapa
penyanyi yang cocok dengan jenis lagu tersebut, bagaimana bentuk-bentuk
aransemen dan personel grup yang akan mengiringi lagu tersebut. Kemudian, juga
harus dilakukan latihan secara rutin dan uji ulang atau revisi-revisi yang
diperlukan sehingga lagu yang diciptakan mempunyai mutu yang bagus, enak
didengar, mudah dicerna/dipahami, dan memiliki nilai edukasi yang positif bagi
para penggemarnya. Secara
umum, penyusunan pesan-pesan bisnis tertulis meliputi tiga tahapan penting,
yaitu :
1.
Perencanaan/Penyusunan Draf
Perencanaan
merupakan fase pertama yang perlu diperhatikan dalam penyampaian pesan-pesan
bisnis tertulis, atau dalam bahasa yang sederhana, perencanaan merupakan
penyusunan sebuah draf yang masih memerlukan perbaikan lagi. Tujuan penyampaian
penyampaian pesan-pesan bisnis haruslah jelas, sederhana dan mudah dipahami
oleh penerima pesan. Sementara itu, profil penerima pesan sebagai orang yang
akan menerima pesan juga perlu dipahami dengan baik. Dalam dunia bisnis,
jenis-jenis pesan bisnis yang akan disampaikan kepada pihak lain sangatlah
bervariasi. Media dapat digunakan dalam penyampaian pesan-pesan bisnis
(tertulis) antara lain pengiriman pos, faksimile, SMS, dan surat elektronik.
2.
Organisasi dan Komposisi
Setelah
tahap perencanaan, tahap berikutnya adalah pengorganisasian dan pengelompokkan
ide-ide atau gagasan dari pesan-pesan bisnis tersebut menjadi sebuah kesatuan
ide atau gagasan. Selanjutnya, ide-ide pesan-pesan bisnis tersebut disusun
menjadi sebuah pesan bisnis yang mencakup rangkaian kata, kalimat, paragraf dan
pemilihan ilustrasi yang diperlukan untuk mendukung penyampaian ide-ide pokok
tersebut. Organisasi dan komposisi pesan-pesan bisnis erat kaitannya dengan
penyusunan atau pengaturan kata-kata, kalimat, dan paragraf. Oleh karena itu
perlu diperhatikan bagaimana memilih dan menggunakan kata-kata, kalimat, dan
paragraf yang sederhana, mudah dipahami dan dimengerti oleh penerima pesan.
3.
Edit dan Revisi
Setelah
ide-ide dituangkan dalam kata-kata, kalimat, dan paragraf atau alenia
diperhatikan apakah kata-kata, kalimat, dan paragraf tersebut telah
diekspresikan dengan baik dan benar. Maksud dan isi pesan-pesan bisnis tersebut
perlu ditelaah ulang dengan memperhatikan kembali substansi pesan yang ingin
disampaikan, penggunaan gaya bahasa struktur kalimat yang digunakan,
penghilangan hal-hal yang tidak perlu atau tidak relavan, serta bagaimana agar
pesan-pesan bisnis tersebut dapat dipahami penerima pesan. Jika maksud dan isi
belum sesuai dengan apa yang diharapkan pengirim pesan, maka perlu dilakukan
pengecekan ulang sekaligus revisi atau perbaikan-perbaikan seperluna sehingga
apa yang telah direncanakan sebelumnya dapat dicapai seefektif mungkin.
4.
Membaca Ulang
Setalah
melakukan pengecekan (edit) dan perbaikan (revisi) seperlunya, tahapan berikutnya
yang tak boleh diabaikan adalah melakukan proofread yaitu membaca ulang secara
menyeluruh. Tujuannya adalah untuk meyakinkan kembali bahwa apa yang akan
disampaikan secara tertulis tersebut benar-benar terhindar dari berbagai
kesalahan atau kekeliruan, baik yang berkaitan dengan penulisan tanda baca,
kata, kalimat, gaya bahasa yang digunakan, maupun substansi pesan-pesan bisnis
yang ingin disampaikan. apabila
pesan-pesan bisnis tersebut disampaikan kepada pihak lain dengan sejumlahnya
kesalahannya atau kekeliruan, apabila kesalahan yang fatal, hal ini akan
berakibat pesan tersebut tidak dapat dipahami dengan baik, memalukan, peluang
kehilangan pendapatan dan penjumlahan, serta memberikan kesan yang tidak
profesional. Sebelum pesan bisnis tersebut ditandatangani atau disampaikan
kepada pihak lain, perlu dilakukan cek ulang untuk meyakinkan kembali bahwa
segala sesuatunya telah dilakukan dengan sebaik-baiknya. agar
menyampaikan pesan-pesan bisnis tertulis sesuai dengan yang diharapkan pengirim
pesan perlu memperhatikan bagaimana cara merencanakan atau menyusun draf,
mengorganisasi, mengedit, merevisi, dan melakukan proofread atas pesan-pesan
bisnis tersebut secara jelas dan seefektif mungkin. Terlebih lagi, dengan
semakin pesatnya perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang ada,
diharapkan penyampaian pesan-pesan bisnis menjadi semakin baik dan berkualitas.
6.2
Penentuan Tujuan
Tahap
pertama dalam merencakan pesan bisnis adalah memikirkan maksud atau tujuan
menyampaikan pesan-pesan bisnis tersebut.Seorang pengirim pesan, tentunya ingin
menjaga goodwill ndi hadapan audiensi (penerima pesan) sekaligus menghasilkan
sesuatu yang baik bagi organisasi atau lembaganya. Oleh karena itu, penyampaian
pesan-pesan bisnis yang dilakukan oleh suatu organisasi bisnis secara tidak
langsung juga akan membawa nama baik lembaganya. Dalam artian, penyampaian
pesan-pesan bisnis yang memberikan kesan baik dan positif pada penerima pesan
akan berdampak positif pula bagi organisasi bisnis si pengirim pesan. Sebaliknya,
penyampaian pesan bisnis yang memberikan pesan yang kurang baik dan negatif,
secara tidak langsung juga akan berdampak kurang baik atau negatif bagi
organisasinya. Sebagai contoh, seorang public relations (PR), sebagai pihak
yang mewakili perusahaan, memberikan surat tanggapan kepada pelanggan yang
kecewa terhadap pelayanan yang tidak menyenangkan tanggapan itu dimuat disuatu
surat kabar. Sayangnya, tanggapan yang diberikan perusahaan lebih condong
kepada upaya pembelaan diri dan menyalahkan pelanggan tanpa merasa perlu
memberikan respek dan permohonan maaf atas kehilafan yang telah dilakukan
perusahaan.Surat tanggapan yang diharapkan mampu memberikan solusi terbaik bagi
pelanggan, justru menyisakan suatu kesan yang kurang baik bagi pelanggan
setianya. caranya
agar menyampaikan pesan-pesan bisnis berhasil mencapai tujuan yang dikehendaki:
- Menentukan tujuan yang jelas dan terukur sesuai dengan tujuan organisasi
- Tujuan yang jelas dan mudah dipahami tersebut akan membantu mengarahkan pengirim pesan dalam mencapai tujuan yang dikehendaki.
6.3
Analisis Audience
Dalam
kaitannya dengan dunia korespondensi bisnis, audiensi adalah mereka yang
menjadi target untuk menerima pesan-pesan bisnis secara tertulis. Dalam dunia
bisnis, yang menjadi audiensi adalah organisasi bisnis intern dan ekstern.
Organisasi bisnis intern mencakup pegawai pegawai atau karyawan suatu
organisasi bisnis, sedangkan organisasi bisnis ektern mencakup para pelanggan
maupun calon pelanggan dalam dunia bisnis. analisis
audiensi dalam kaitannya dengan penyampaian pesan-pesan bisnis sangatlah
diperlukan, agar penyampaian pesan-pesan bisnis tersebut dapat dipahami dengan
sebaik-baiknya. Analisis audiensi yang tepat akan mempermudah dan mempercepat
pencapaian tujuan dari penyampaian pesan-pesan bisnis apabila maksud dan tujuan
penyampaian pesan-pesan bisnis telah ditetapkan dengan baik dan jelas, langkah
berikutnya adalah memperhatikan audiensi atau penerima pesan. Ketepatan
dan kecermatan dalam melakukan analisis audiensi akan memiliki dampak yang baik
dan positif bagi pengirim pesan. Kesalahan atau kegagalan pengirim pesan dalam
menyampaikan pesan-pesan bisnisnya. dalam
melakukan analisis audiensi, ada 3 hal yang perlu diperhatikan:
1.
Cara Mengembangkan Profil Aundiensi
Dalam
kaitannya dengan korespondensi bisnis, profil audiensi dapat dilihat dari siapa
audiensinya, reaksi audiensi, tingkat pemahaman audiensi, dan kedekatan
hubungan antara pengirim pesan dengan audiensinya. Yang menjadi audiensi
merupakan salah satu faktor penting yang perlu dipertimbangkan dalam
penyampaian pesan-pesan bisnis. Keragaman latar belakang audiensi baik dari
sisi usia, pekerjaan, jenis kelamin, budaya, maupun status sosial mempunyai
kaitan dengan penyampaian pesan-pesan bisnis secara tertulis. Pengirim pesan
perlu memiliki kemampuan dalam melakukan analisis audiensi. Pemahaman yang baik
terhadap audiensi tentu saja akan banyak membantu pencapaian tujuan penyampaian
pesan-pesan bisnis.
2.
Cara Memenuhi Kebutuhan Informasi Audiensi
Ada
4 tahap penting yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan audiensi yaitu:
a.
Temukan apa yang diinginkan oleh audiensi
salah
satu cara yang dapat dilakukan adalah memulai sebuah survei. Apabila keinginan
audiensi sudah ditemukan, jangan ditunda-tunda, segera informasikan apa yang
diinginkan audiensi. Kecepatan dan ketepatan dalam merespon keinginan dan
harapan audiensi merupakan bagian dari suatu upaya memberikan kepuasan kepada
audiensi.
b.
Berikan semua informasi yang diperlukan
Usahakan
semua informasi penting yang diminta audiensi tidak ada yang terlewatkan. Hal
ini deilakukan untuk menghindari terjadinya kesalahan dalam penulisan
pesan-pesan bisnis sekaligus sebagai upaya untuk menjaga agar apa yang
disampaikan tersebut sesuai dengan harapan dan keinginan audiensi.
c.
Yakinkanlah Informasinya Akurat
Informasi
yang disampaikan kepada audiensi hendaklah informasi yang benar-benar akurat
dan dapat dipertanggungjawabkan kebenarannya. Pemberian informasi yang akurat
akan dapat menumbuhkan kepercayaan yang positif.
d.
Tekankan Ide-ide Paling Menarik Bagi Aundiensi
coba
untuk menemukan ide penting yang sangat menarik bagi audiensi. Selanjutnya,
berikan perhatian khusus atau perhatian yang lebih kepada ide penting tersebut.
Apabila hal tersebut dilakukan dengan baik, berarti pengirim pesan telat
berhasil memberikan sesuatu yang sangat berharga dan menarik bagi audiensinya.
3.
Cara Memenuhi Kebutuhan Motivasional Audiensi
Beberapa
jenis pesan-pesan bisnis bertujuan memotivasi audiensi agar mau
mengubah perilaku mereka. Tetapi, pemberian motivasi ini sring kali mengalami
kendala. Hal ini disebabkan adanya kecenderungan dari audiensi untuk tidak mau
mengubah perilaku atau pola berpikir mereka jika berhadapan dengan hal-hal yang
baru atau yang sama sekali berbeda dengan situasi yang ada. bagaimana
cara mengatasi kendala itu? Salah satu cara untuk mengatasinya adalah dengan
mengatur pesan-pesan bisnis sedemikian rupa sehingga pesan-pesan bisnis yang
disampaikan dapat diterima audiensi dengan mudah. Gunakan pula bahasa yang
sederhana dan mudah dipahami dengan baik oleh audiensi. Pendekatan yang dapat
dilakukan adalah dengan memberikan argumentasi yang bersifat rasional. Meskipun
menarik audiensi, perlu juga dicoba pendekatan lainnya, yaitu pendekatan emosi
audiensi.
6.4
Penentuan Ide Pokok
Setelah
menganalisis tujuan dan audiensi, langkah selanjutnya adalah menentukan cara
untuk mencapai tujuan penyampaian pesan-pesan bisnis tersebut. Setiap
pesan-pesan bisnis akan bermuara pada satu tema pokok, yaitu ide pokok (main
idea). Ide pokok, pada dasarnya, merupakan pesan-pesan bisnis.Sementara itu,
selain ide pokok ada pula ide-ide pendukung (supporting idea). Topik
dan ide pokok merupakan dua hal yang berbeda.Topik adalah subjek pesan yang
lebih luas, sedangkan ide pokok adalah pernyataan tentang satu topik, yang
menjelaskan isi dan tujuan dari topik tersebut, sehingga dapat diterima oleh
audiensi. Ide pokok dapat memotivasi orang-orang untuk melakukan apa yang
diinginkan dengan menggabungkan atau menyelaraskan tujuan atau maksud pengirim
pesan dengan tujuan mereka. dalam
suatu surat pendek atau memo, ide pokok mungkin jelas dan mudah dikenali.
Namun, Dalam surat yang panjang dan kompleks, menentukan ide pokok merupakan
hal yang tidak mudah. Sebelum dapat menentukan ide pokok, ide-ide yang penting
harus diidentifikasikan terlebih dahulu. Untuk
mengidentifikasikan ide pokok, diperlukan kreatis dan pengalaman. Pendekatan
yang paling baik adalah menggunakan teknik “brainstorming” yang memberikan
keleluasaan pikiran untuk mencari berbagai kemungkinan dan menguji berbagai
alternatif dengan mempertimbangkan tujuan, audiensi, dan fakta yang ada.
Beberapa teknik “brainstorming” yang dapat digunakan untuk mengidentifikasi ide
pokok, antara lain:
1.
Storyteller’s Tour
Teknik
ini menggunakan alat bantu tape recorder yang digunakan untuk
merekam dan mendengarkan hasil rekaman secara berulang-ulang guna menelaah
pesan-pesan bisnis yang disampaikan. Teknik ini hanya dapat digunakan untuk
menganalisis ide pokok dari pesan-pesan bisnis yang disampaikan secara lisan.
2.
Random List
Teknik
ini bisa membantu dalam menemukan ide pokok seseorang, dengan cara menuliskan
atau menuangkan segala ide atau gagasan yang ada dalam pikiran diatas kertas
kosong secara bebas. Selanjutnya, pelajari hubungan antara ide yang satu dengan
ide yang lain. Kelompokkan temuan-temuan tersebut ke dalam kelompok-kelompok
yang lebih spesifik atau khusus dan temukan nama ide yang penting dan relavan
serta mana ide-ide yang tidak penting dan relavan.
3.
CFR (Conclusions, finding, recommendations) Worksheet
Cara
berikutnya dalam menentukan ide pokok adalah dengan menggunakan lembar kerja
kesimpulan, temuan, dan rekomendasi (CFR). Jika subjeknya mencakup pemecahan
masalah, gunakanlah lembar kerja (worksheet) yang akan membantu menjelaskan
hubungan antara temuan-temuan (finding), kesimpulan (conclusions), dan
rekomendasi (recommendations) yang diberikan.
4.
Journalistic Approach
Adalah
suatu pendekatan untuk menemukan ide pokok dengan menggunakan berbagai kata
tanya yang lazim digunakan oleh jurnalis dalam memperoleh sebuah berita yang
menarik dan terpercaya. Pendekatan ini mempunyai nilai lebih sebagai langkah
awal yang baik dalam menentukan ide pokok. Jawaban terhadap pertanyaan
siapa(who), apa (what), kapan (when), dan bagaimana (how) akan dapat membantu
menjelaskan ide pokok.
5.
Question and Answer Chain
Pendekatan
rantai tanya-jawab merupakan salah satu pendekatan yang digunakan untuk
menemukan ide pokok dari perspektif audiensi, seperti pertanyaan tentang ide
pokok audiensi dan apa yang diinginkan atau diharapkan audiensi. Periksa
jawaban atas pertanyaan-pertanyaan tersebut. Apakan ada pertanyaan tambahan
yang mungkin muncul. Ikuti alur pertanyaan dan jawabn atas pertanyaan tersebut,
sehingga ide pokoknya dapat ditemukan.
6.5
Seleksi Media Penyampaian Pesan-Pesan Bisnis
Penyampaian
pesan-pesan bisnis, sebaiknya perlu disesuaikan dengan situasi yang ada agar
maksud atau tujuannya dapat tercapai.Pada umunya, korespondensi bisnis dapat
disampaikan secara konvensional atau secara elektronik. Pesan-pesan bisnis
secara tertulis dapat berbentuk surat, memo, proposal dan laporan. Salah satu
keuntungan dari penyampaian pesan-pesan bisnis secara tertulis adalah pengirim
pesan mempunyai kesempatan untuk merencanakan dan mengendalikan pesan-pesan
bisnis yang ingin disampaikan dengan lebih baik. Penyampaian
pesan-pesan bisnis secara tertulis diperlukan jika pesan-pesan bisnis yang
ingin disampaikan bersifat kompleks sehingga dibutuhkan cacatan permanen untuk
referensi dimasa yang akan datang. Atau karena jumlai audiensi besar dan
menyebar. Dalam
memilih media penyampaian pesan-pesan bisnis perlu dipertimbangkan antara lain
tingkat kepentingannya, formalitas, kompleksitas, tingkat kerahasiannya,
emosional, biaya pengiriman, dan harapan audiensi. Courtland
L. Bovee dan John V. Thill dalam bussiness Communication Today, menjelaskan
bahwa ada waktu-waktu kapan sebaiknya seorang memilih untuk menggunakan
komunikasi lisan atau tertulis.Selanjutnya, penjelasan itu dapat dilihat pada
tabel berikut ini.
|
Komunikasi Lisan
|
Komunikasi Tertulis
|
|
· Seseorang
menginginkan umpan balik segera dari audiensi
· Pesan seseorang
relatif sederhana dan mudah terima
· Seseorang tidak
memerlukan cacatan permanen
· Seseorang ingin
mengumpulkan audiensi dengan lebih mudah atau ekonomis
· Seseorang
menginginkan interaksi dalam memecahkan masalah
|
· Seseorang tidak
memerlukan umpan balik segera
· Pesan seseorang
sangat rinci, kompleks, dan memerlukan perencanaan hati-hati
· Seseorang memerlukan
catatan permanen
· Seseorang ingin
meminimalisasi distori penyampain pesan
|
|
Komunikasi Lisan
|
Komunikasi Tertulis
|
|
· Seseorang
menginginkan umpan balik segera dari audiensi
· Pesan seseorang
relatif sederhana dan mudah terima
· Seseorang tidak
memerlukan cacatan permanen
· Seseorang ingin
mengumpulkan audiensi dengan lebih mudah atau ekonomis
· Seseorang
menginginkan interaksi dalam memecahkan masalah
|
· Seseorang tidak memerlukan
umpan balik segera
· Pesan seseorang
sangat rinci, kompleks, dan memerlukan perencanaan hati-hati
· Seseorang memerlukan
catatan permanen
· Seseorang ingin
meminimalisasi distori penyampain pesan
|
Materi Bab 7
Pengorganisasian Dan Revisi Pesan-Pesan
Bisnis
7.1 Pengorganisasian
Melalui Outline
Pada
dasarnya, untuk mencapai pengorganisasian yang baik diperlukan dua tahapan
proses, yaitu tahap mendefinisikan dan menggolongkan ide-ide serta tahap
menetapkan urutan ide-ide dengan perencanaan organisasional terpilih secara
hati-hati.
1.
Tahap Mendefinisikan dan Mengelompokkan Ide-Ide
Memutuskan
apa yang perlu dikatakan adalah masalah mendasar yang harus dipecahkan oleh
setiap komunikator. Jika materinya lemah, tidak memiliki gaya yang menarik,
maka akan mengaburkan fakta yang ada. Cepat atau lambat, pembaca akan
menyimpulkan bahwa Anda benar-benar tidak mempunyai sesuatu yang bernilai.
Apakah Anda menelepon, membuat tiga paragraf surat, atau menulis laporan
setebal ratusan halaman, Anda akan mulai dengan mendefinisikan isi materinya.
Semakin panjang dan kompleks pesan-pesan bisnis yang disampaikan, semakin
penting pula tahap pertama ini. Apabila
Anda menyusun pesan-pesan bisnis yang panjang dan kompleks, maka mempersiapkan
outline menjadi sangat diperlukan dan penting artinya. Mengapa demikian? Karena
dengan adanya outline akan membantu Anda memvisualisasikan hubungan antara
bagian yang satu dengan bagian yang lainnya. Di samping itu, penyusunan
pesan-pesan bisnis dalam bentuk outline juga akan menuntun Anda
mengkomunikasikan ide-ide dengan cara yang lebih sistematik, efisien, dan
efektif juga membantu Anda mengekspresikan transisi antara ide-ide yang ingin
disampaikan. Hal itu akan membuat pembaca mengerti dan memahami pola pemikiran
Anda. Susunan
outline, secara garis besar, dapat dikelompokkan menjadi tiga kelompok, yaitu:
a.
Mulailah dengan Ide Pokok (Main Idea)
Ide
pokok akan membantu Anda menetapkan tujuan dan strategi umum dari
suatu pesan. Ide pokok dapat dirangkum menjadi dua hal, yaitu: apa yang Anda
inginkan terhadap pembaca untuk melakukan atau memikirkannya dan apa alasan
mendasar mereka untuk melakukan atau memikirnya. Ide pokok merupakan titik awal
untuk membuat outline.
b.
Menentukan Ide-ide Pendukung yang Penting
Setelah
menetapkan ide pokok pesan yang akan disampaikan, tahap berikutnya adalah
menyusun ide-ide yang penting sebagai pendukung ide-ide pokok tersebut. Sebagai
contoh, seorang manajer pemasaran yang akan menyusun laporan penjualan tahun 2002-2004,
ia perlu mempersiapkan data pendukung penjualan yang diperoleh dari berbagai
kantor perwakilan atau kantor cabang yang tersebar di berbagai wilayah di tanah
air untuk kurun waktu tida tahun tersebut.
c.
Memberikan Ilustrasi dengan Bukti-bukti
Tahap
terakhir dalam penyusunan outline adalah memberikan ilustrasi dengan
mengemukakan bukti-bukti yang berhasil dikumpulkan. Semakin banyak bukti yang
dapat disajikan, outline yang Anda buat akan menjadi semakin baik. Ide-ide
pokok, ide-ide pendukung yang penting, dan ilustrasi bukti-bukti dapat
digambarkan dalam sebuah bagan berikut:
2.
Menentukan Urutan Ide-Ide dengan Perencanaan Organisasional
Setelah
mendefinisikan dan mengelompokkan ide, langkah selanjutnya adalah menentukan
urutan ide-ide (pesan) dengan perencanaan organisasional. Untuk dapat
menentukan urutannya, ada dua pendekatan penting, yaitu:
a.
Pendekatan Langsung (Direct Approach)
Pendekatan
langsung sering disebut dengan istilah pendekatan deduktif (deductive
approach). Ide pokok pesan-pesan bisnis ditempatkan pada bagian pembuka atau
awal, kemudiaan diikuti dengan bukti-bukti pendukungnya. Pendekatan ini
digunakan bila reaksi yang diekspektasikan dari si penerima pesan cenderung
positif atau menyenangkan. Sebagai contoh, dalam situasi pimpinan perusahaan
menyampaikan penghargaan bagi karyawan yang berprestasi, memberikan promosi
jabatan, atau memberikan insentif finansial (bonus) bagi karyawan.
b.
Pendekatan Tidak Langsung (Indirect Approach)
Pendekatan
tidak langsung sering disebut dengan istilah pendekatan induktif (inductive
approach). Pendekatan ini kebalikan dari pendekatan langsung. Bukti-bukti
pendukung disampaikan di bagian pembuka, kemudian diikuti oleh ide pokoknya.
Pendekatan ini digunakan untuk menyampaikan pesan-pesan bisnis yang cenderung
memberikan dampak kurang menyenangkan (negatif) bagi penerima pesan. Sebagai
contoh, surat penolakan pengajuan kredit, surat pemutusan hubungan kerja (PHK),
surat pemberian sanksi kerja, atau surat penolakan kerja. Kedua
pendekatan organisasional tersebut dapat diterapkan unutk menyampaikan
pesan-pesan bisnis singkat (memo dan surat) dan pesan-pesan formal yang panjang
(laporan, proposal atau usulan, dan presentasi). Dalam memutuskan pendekatan
organisasional mana yang akan dipakai, Anda harus menganalisis reaksi penerima
pesan terhadap maksud dan tujuan dari pesan-pesan yang Anda sampaikan. Secara
umum, pendekatan langsung lebih baik digunakan jika sekiranya penerima pesan
mempunyai hasrat, tertarik, senang atau netral terhadap pesan-pesan bisnis yang
akan disampaikan. Jika ada kemungkinan mereka menolak pesan-pesan bisnis yang
Anda sampaikan, tidak senang, tidak tertarik, atau acuh tak acuh, lebih baik
menggunakan pendekatan tidak langsung. Setelah
menganalisis kemungkinan reaksi penerima pesan dan memilih satu pendekatan
umum, Anda dapat memilih rencana organisasional yang paling cocok. Rencana
organisasional itu sebagai berikut:
a)
Direct Request
Pada
dasarnya, penulisan direct request (permintaan langsung) merupakan suatu bentuk
permintaan atau permohonan yang memerlukan penanganan segera kepada pihak lain.
Penulisan direct request dapat berbentuk surat atau memo. Sebagai contoh, jika
seseorang tertarik untuk mengetahui suatu produk baru dengan lebih detail,
seperti karakteristik produk, harga, cara pembayaran, manfaat, cara
menggunakan, dan cara memelihara, maka orang tersebut dapat membuat surat
permintaan langsung. Dengan kata lain, apabila seseorang tertarik atau memiliki
keinginan yang sangat kuat untuk mengetahui informasi tertentu, maka ia dapat
menggunakan permintaan langsung (direct request). Permintaan langsung
menggunakan pendekatan langsung, karena penyampaiannya langsung pada ide yang
dituju.
b)
Pesan-pesan Rutin, Good News, atau Goodwill
Dalam
dunia bisnis, pesan-pesan bisnis yang rutin mencakup semua bentuk kegiatan
tulis-menulis yang biasa dilakukan sehari-hari, misalnya mempersiapkan surat
pengantar pengiriman produk, surat penawaran produk baru, surat pembelian bahan
baku, dan surat tugas karyawan. Sementara itu, pesan-pesan bisnis yang
dampaknya dapat menyenangkan pihak lain disebut dengan good news (berita yang
menyenangkan). Sebagai contoh, pengumuman promosi jabatan, pemberian insentif,
bonus gaji, dan perolehan penghargaan atau pengakuan standardisasi produk
secara nasional. Jadi, pesan-pesan rutin, good news, atau goodwill lebih cocok
menggunakan pendekatan langsung.
c)
Pesan-pesan Bad News
Pesan-pesan
bisnis tertulis yang memberikan kesan negatif atau mengecewakan pihak lain sering
disebut sebagai bad news (berita tidak menyenangkan). Yang termasuk bad news,
antara lain berita penolakan lamaran kerja, penolakan kredit, pemutusan
hubungan kerja, dan penurunan pangkat atau jabatan. Pendekatan
yang digunakan dalam penyampaian pesan-pesan bisnis yang tidak menyenangkan
adalah pendekatan tidak langsung. Diawali dengan pernyataan yang bersifat
netral, lalu diikuti dengan alasan-alasan mengapa bad news muncul. Selanjutnya,
pada bagian pertengahan, dinyatakan secara tegas dan jelas tentang pernyataan
bad news tersebut.
d)
Pesan-pesan Persuasi
Bila
kemungkinan pembaca tidak tertarik terhadap pesan-pesan bisnis yang
disampaikan, pesan-pesan persuai (persuasive messages) dapat digunakan. Dengan
demikian, pendekatan yang digunakan adalah pendekatan tidak langsung. Berbagai
kegiatan yang menggunakan pendekatan tidak langsung, antara lain kegiatan
menawarkan prdoduk baru, melakukan penagihan pinjaman, dan melakukan negosiasi. Secara
umum, pesan-pesan bisnis singkat dapat menggunakan salah satu dari keempat
dasar rencana organisasional tersebut. Tetapi, untuk pesan-pesan bisnis yang
lebih panjang, seperti pembuatan laporan dan presentasi, perlu pola yang lebih
kompleks dalam menangani semakin banyaknya informasi. Pola-pola tersebut dapat
dibedakan dalam dua kelompok, yaitu informasional dan analitikal. Untuk
jenis laporan dan presentasi dapat menggunakan pola yang paling mudah yaitu
informasional yang hanya sekedar menyajikan fakta-fakta yang berhasil ditemukan.
Yang termasuk kategori informasional, antara lain instruksi operasi, laporan
status, deskripsi teknis, dan deskripsi prosedur dalam suatu perusahaan.
Pesan-pesan informasional yang panjang jelas memiliki ide pokok (main idea)
yang selanjutnya dikembangkan dalam ide-ide pendukung yang disusun secara
kronologis, geografis, atau tingkat pentingnya. Presentasi
analitikal (secara analitis) didesain ke arah suatu kesimpulan tertentu. Dengan
demikian, pola ini jauh lebih sulit. Jika tujuan Anda adalah melakukan
kolaborasi dengan penerima pesan dalam memecahkan suatu masalah atau melakukan
persuasi untuk suatu tindakan tertentu, Anda harus memilih rencana
organisasional yang memberikan argumen logis. Empat Rencana Organisasional untuk Pesan
– Pesan Singkat :
7.2 Pemilihan Kata Yang Tepat
Pemilihan
kata merupakan cara memilih kata-kata yang digunakan untuk mencurahkan ide atau
pikiran dalam sebuah kalimat. Agar pesan yang terkandung dalam kalimat dapat
dengan mudah dimengerti, Anda harus memilih kata-kata yang tepat dengan
sebaik-baiknya dalam
menyampaikan pesan-pesan bisnis, peranan kata penting artinya. Penggunaan
kata-kata yang tidak tepat dapat membuang-buang waktu, dan penyampaian waktu
dan tujuan pesan-pesan bisnis tersebut dapat tercapai, perlu diperhatikan
beberapa hal berikut:
1.
Memilih Kata-kata yang Familiar
Dalam
menyampaikan pesan-pesan bisnis, gunakanlah kata-kata yang sudah dikenal,
kata-kata yang umum, kata-kata yang lazim digunakan, sehingga mudah dipahami
oleh penerima pesan. Jangan menggunakan kata-kata atau istilah yang hanya
membuat bingung penerima pesan. Oleh karena itu, diperlukan suatu analisis yang
berkaitan dengan latar belakang pendidikan, budaya, dan pengalaman penerima
pesan. Pemahaman yang baik terhadap latar belakang mereka akan memberikan
pengaruh yang baik dalam proses penyampaian pesan-pesan bisnis. Pada akhirnya,
dengan pemahaman yang baik atas latar belakang penerima pesan, diharapkan
penyampaian pesan-pesan bisnis tersebut dapat mudah dipahami dengan baik.
2.
Memilih Kata-kata yang Singkat
Selain
memilih kata-kata yang sudah dikenal, Anda juga perlu menggunakan kata-kata
yang singkat dan tepat dalam menyampaikan pesan-pesan bisnis. Penggunaan
kata-kata semacam itu, selain efisien juga mudah dipahami oleh pembaca.
Meskipun pemilihan kata yang singkat dan tepat diperlukan, harus tetap
diperhatikan berbagai kaidah penulisan bahasa yang baik dan benar. Misalnya,
penggunaan kata sapaan Bapak, Ibu, Saudara, dan Anda hendaknya juga digunakan
secara tepat sesuai dengan pangkat dan kedudukan penerima pesan tersebut.
Sebagai contoh, seseorang mengirimkan surat kepada orang yang lebih tua, maka
sebaiknya menggunakan kata sapaan Bapak atau Ibu, dan hindari penggunaan kata
Anda. Pemilihan dan penggunaan kata yang tepat dalam korespondensi bisnis
merupakan salah satu bentuk dari kearifan dan kedewasaan berpikir seseorang.
3.
Memilih Kata-kata yang Bermakna Tunggal
Kata-kata
yang memiliki makna lebih dari satu sebaiknya dihindari dalam penyampaian
pesan-pesan bisnis. Penggunaan kata-kata tersebut dapat mengakibatkan
terjadinya penafsiran yang bermacam-macam. Akibatnya, ada kemungkinan tidak
tercapainya maksud penyampaian pesan-pesan bisnis. Untuk menghindari penafsiran
yang bermacam-macam itu, sebisa mungkin gunakan kata yang memiliki makna yang
jelas dan tegas. Selain itu, perlu juga melihat bagaimana kata tersebut
digunakan dalam konteks bahasan tertentu dan budaya disuatu wilayah tertentu.
Ingat, ada kalanya kata tertentu di suatu wilayah bermkana positif (baik),
namun di wilayah lain bermakna negatif (kurang baik atau tidak sopan).
7.3
Membuat Kalimat Yang Efektif
Kalimat
merupakan sarana untuk menyampaikan pesan-pesan (bisnis) kepada orang lain.
Kalimat dapat ditujukan untuk memanggil, memarahi, menasihati, menyuruh,
memperingatkan seseorang, mengemukakan pendapat, atau mengumumkan sesuatu. Agar
pesan yang disampaikan dapat dengan mudah dimengerti, kalimat harus disusun
secara efektif. Apa
yang dimaksud kalimat efektif (effective sentence)? Kalimat efektif merupakan
bentuk kalimat yang dengan sadar dan sengaja disusun agar memiliki daya
informasi yang tepat dan baik. Dalam
menyusun suatu kalimat, perlu diperhatikan tiga hal, yaitu kesatuan pikiran,
kesatuan susunan, dan kelogisan. Setiap kalimat, paling tidak terdiri atas
subjek dan predikat. Setiap subjek dalam suatu kalimat akan menjawab pertanyaan
“siapa” atau “apa” yang melakukan “kata kerja (predikat)”. Subjek merupakan
topik suatu bahasan dan biasanya berupa kata benda. Bagaimana
subjek suatu kalimat dapat dikenali? Untuk dapat mengenali subjek suatu
kalimat, jawablah pertanyaan “siapa” atau “apa” yang dibicarakan oleh predikat.
Sebagai contoh sederhana adalah sebagai berikut:
· Johni
Mathis melakukan tur musik ke beberapa kota besar di Amerika Serikat
· Pada
tanggal 26 Desember 2004, daerah Nangroe Aceh Darussalam (NAD) dan Sumatera
Utara dilanda gempa bumi tektonik berkekuatan 6,9 skala Richter. Siapa
yang melakukan tur musik ke beberapa kota besar di Amerika Serikat? Apa yang melanda
Nangroe Aceh Darussalam dan Sumatera Utara? Jawaban atas kedua pertanyaan
tersebut merupakan sebuah kalimat. Jadi , Johni Mathis dangempabumi adalah
subjek kalimat di atas. Predikat,
biasanya kata kerja , berkaitan erat dengan subjeknya. Predikat menjelaskan apa
yang dilakukan subjek. Bagaimana Anda dapat mengenali predikat? Anda dapat
mengenali predikat dengan cara menempatkan pertanyaan “melakukan apa” setelah
subjek.
· Freddy
Purnomo membeli pasta gigi di Toko Pojok.
· Seorang
polisi menanhgkap pencuri kambing.
Freddy
Purnomo melakukan kegiatan apa? Seorang polisis melakukan kegiatan apa? Jawaban
atas kedua pertanyaan itu merupakan predikat dalam kalimat tersebut. Kedua kata
tersebut, membeli dan menangkap, adalah kata kerja, yaitu suatu kata yang
melakukan tindakan (action). Selain
subjek dan predikat , suatu kalimat dapat dilengkapi dengan pelengkap
(complements) yang akan memperjelas arti kata kerja. Ada beberapa jenis
pelengkap, antara lain objek langsung, Anda dapat menempatkan pertanyaan
“siapa” atau “apa” setelah kata kerja. Contohnya adalah sebagai berikut:
·
Jamal Mirdad menerima piala Citra
·
Sumaryono terpilih sebagai ketua Karang Taruna
Jamal
Mirdad menerima apa? Sumaryono terpilih sebagai apa? Jawaban terhadap kedua pertanyaan
tersebut, merupakan objek langsung. Bagaimana
dengan objek tidak langsung? Objek tidak langsung adalah kata benda yang
menjelaskan “untuk siapa” atau “apa” kegiatan yang dilakukan oleh kata kerja.
Contohnya adalah sebagai berikut:
·
Ia menulis surat untuk Johny.
·
Majikan memberi bingkisan kepada karyawan.
Ia
menulis surat untuk siapa? Majikan memberi bingkisan kepada siapa? Jawaban
terhadap kedua pertanyaan tersebut merupakan objek tidak langsung. Untuk
membuat kalimat yang efektif, perlu dipahami pengelompokkan kalimat dan cara
mengembangkan paragraf. Berikut ini disajikan penjelasan lebih rinci tentang
pengelompokkan kalimat dan pengembangan suatu paragraf.
1.
Tiga Jenis Kalimat
a.
Kalimat Sederhana
Kalimat
sederhana hanya memiliki sebuah subjek dan sebuah predikat. Namun, tidak
menutup kemungkinan suatu kalimat dilengkapi dengan objek, baik langsung maupun
tidak langsung.
Contoh:
·
Saya membeli buku Komunikasi Bisnis di toko buku Berkah kemarin.
·
Andi mengirim pesanan buku ke konsumen.
b.
Kalimat Majemuk
Kalimat
majemuk berisi dua atau lebih khusus bebas (independent) dan tidak mempunyai
klausa terikat (dependen). Klausa bebas merupakan anak kalimat yang dapat
berdiri sendiri atau mempunyai pengertian yang utuh, sedangkan klausa terikat
adalah anak kalimat yang tidak dapat berdiri sendiri karena tidak
memiliki pengertian yang utuh. Klausa-klausa dalam kalimat majemuk dihubungkan
dengan kata penghubung, seperti dan, tetapi, atau.
Contoh:
·
Adik membeli kertas dan kakak membeli baju.
·
Omzet penjualan buku meningkat 10 persen, tetapi keuntungan perusahaan menurun
15 persen.
c.
Kalimat Kompleks
Kalimat
kompleks berisi sebuah klausa bebas (independent) dan satu atau lebih klausa
terikat (dependent).
Contoh:
·
Meskipun gaji tidak naik, para pegawai bekerja sebagaimana mestinya.
·
Karena tuntutan kenaikan gaji tidak dihiraukan oleh majikan, karyawan melakukan
unjuk ke gedung DPR.
Dalam
penyusunan suatu kalimat, gunakanlah jenis kalimat yang paling cocok dengan ide
yang anda miliki. Jika Anda mempunyai dua buah ide yang memiliki tingkat
kepentingan yang sama, Anda dapat memilih kalimat majemukatau penggabungan
kedua kalimat sederhana. Namun, jika salah satu ide memilki tingkat kepentingan
yang lebih rendah ketimbang yang lain, Anda dapat memilih kalimat kompleks.
2.
Cara Mengembangkan Paragraf
Secara
umum, ada dua pendekatan yang dapat digunakan untuk mengembangkan paragraf,
yaitu pendekatan induktif (inductive approach) dan deduktif (deductive approach).
Pendekatan induktif dimulai dengan mengemukakan berbagai alasan terlebih
dahulu, kemudian dibuat kesimpulannya. Sedangkan pendekatan deduktif dimulai
dari kesimpulan, kemudian diikuti alasan-alasannya. Suatu
paragraf dapat dikembangkan dengan berbagai cara, antara lain dengan memberikan
ilustrasi atau contoh, perbandingan (persamaan dan perbedaan), pembahasan
sebab-akibat, klasifikasi, dan pembahasan pemecahan masalah. Pendekatan mana
yang akan Anda pilih, sangat tergantung pada topik, maksud pengirim pesan, dan
maksud pesannya.
a.
Ilustrasi
Untuk
mengembangkan suatu paragraf, dapat digunakan ilustrasi atau contoh yang
memberikan gambaran terhadap ide atau gagasan umum. Pemeberian contoh yang
relevan dari topik bahasan akan memberikan gambaran yang lebih jelas dan mudah
dipahami oleh penerima pesan. Contoh dalam penyampaian pesan tersebut bisa
diambil dari lingkungan yang dekat dengan kehidupan penerima pesan. Hal itu
supaya mereka lebih mudah mencernanya. Misalnya, membahas teknologi komunikasi
yang mengalami perkembangan cukup pesat akhir-akhir ini. Anda dapat menambahkan
contoh penggunaan telepon seluler atau yang lebih dikenal dengan ponsel, dan
surat elektronik (electronic mail atau e-mail).
b.
Perbandingan (Persamaan dan Perbedaan)
Anda
dapat mengembangkan paragraf dengan cara membandingkan, membuat persamaan dan
perbedaan terhadap suatu ide. Cara peengembangan paragraf ini memerlukan
wawasan berpikir yang luas, tentunya, akan relatif mudah dalam membuat
perbandingan baik yang berkaitan dengan persamaan maupun perbedaan terhadap
suatu pokok bahasan tertentu. Misalnya topik bahasannya adalah membandingkan
sistem belanja tersebut dengan sistem belanja tradisional baik di pasar maupun
di kompleks pertokoan.
c.
Pembahasan Sebab-Akibat
Ketika
mengembangkan paragraf, Anda dapat memfokuskan perhatian pada alasan-alasan
yang melatarbelakangi sesuatu. Mengapa sesuatu harus dipilih atau dilakukan?
Apa alasan yang mendasari suatu keputusan? Mengapa suatu keputusan dianggap cacat
hukum? Apa akibatnya kalau suatu keputusan harus ditunda? Masih banyak
pertanyaan lain yang dapat dikembangkan lebih lanjut. Paling tidak, pola
pengembangan paragraf dengan sebab-akibat akan membantu memberikan arah yang
jelas terhadap pokok bahasan tertentu.
d.
Klasifikasi
Paragraf
dapat dikembangkan dengan cara melakukan klasifikasi atau pengelompokkan
ide-ide umum ke dalam ide-ide yang lebih khusus. Pola pengembangan paragraf
dengan cara ini akan mempermudah pemahaman baik bagi pengirim pesan maupun
penerima pesan. Selai itu, cara ini juga menjadikan topik bahsan lebih terarah.
Misalnya, topik bahasan tentang masalah internet, Anda bisa mengembangkan
paragraf ke dalam beberapa subtopik sejarah internet, pengertian internet,
kelebihan dan kelemahan internet, sistem pengamanan di internet, dan peluang
internet ke depannya.
e.
Pembahasan Pemecahan Masalah
Cara
lain mengembangkan paragraf adalah dengan menyajikan masalah, kemudian
disajikan pula cara pemecahan masalah tersebut. Cara pengembangan paragraf ini akan
mampu memberikan latihan analitis yang sangat diperlukan bagi seseorang dalam
mengambil keputusan-keputusan penting bagi suatu organisasi. Satu
hal yang perlu diperhatikan, agar dampak yang diharapkan benar-benar mengena
pada penerima pesan, pusatkan ide atau gagasan tunggal (kesatuan ide) dalam
setiap paragraf agar paragraf tersebut tetap singkat. Oleh karena tidak ada
ketentuan secara pasti beberapa kalimat untuk setiap paragraf, Anda dapat
mengembangkan sendiri berbagai macam variasi, jangan terlalu singkat dan juga
jangan terlalu panjang. Yang penting, suatu paragraf harus merupakan kesatuan
ide atau gagasan yang utuh. Selain itu, paragraf harus menggunakan kata-kata
transisi yang jelas sebagai penghubung antara kalimat yang satu dengan yang lainnya.
Materi Bab 8
Perencanaan Laporan Akhir
8.1
Pengertian Laporan Bisnis
Laporan
bisnis adalah dokumen faktual dan objektif yang dipergunakan untuk tujuan
bisnis tertentu (Boovee dan Thill, 2002:476). Himstreet dan Baty mendefinisikan
laporan bisnis suatu pesan yang objektif, dan tersusun teratur, yang digunakan
untuk menyampaikan informasi dari suatu bagian organisasi atau dari satu
instansi/lembaga, ke lembaga yang lainnya untuk membantu pengambilan keputusan
dan pemecahan masalah (Himstreet dan baty dalam Purwanto, 1997:88).
Sementara
itu, Herta A Murphy dan Herbert W. Hildebrandt dalam bukunya “Effective
Business Communication” menyatakan bahwa laporan bisnis (business report) tidak
memihak, memiliki tujuan yang jelas, dan berisi rencana penyajian fakta kepada
seseorang atau lebih, dengan tujuan bisnis tertentu.
Atas
dasar difinisi tersebuat dapat simpulkan bahwa suatu laporan bisnis mempunyai
berbagai karakteristik seperti netral, tidak berpihak, objektif, menyajikan
data, disusun secara sistematis, menyangkut informasi eksternal maupun
internal, biasanya diminta oleh pihak yang memiliki wewenang yang lebih tinggi,
memiliki tujuan yang jelas.Bagi suatu perusahaan, pada umumnya penulisan
laporan bisnis digunakan untuk memenuhi keperluan, antara lain :
a)
Untuk memonitoring dan mengendalikan operasional perusahaan. Misalnya laporan
operasional, laporan kegiatan personal.
b)
Untuk membantu mengimplementasikan kebijakan-kebijakan dan prosedur-prosedur
yang telah ditetapkan perusahaan. Misalnya: kebijakan penempatan posisi kerja.
c)
Untuk memenuhi persyaratan-persyaratan hukum dan peraturan-peraturan yang
berlaku bagi perusahaan. Misalnya laporan pajak, laporan analisis, dampak
lingkungan, laporan ketenagakerjaan (perburuh).
d)
Untuk mendokumentasikan presentasi kerja yang yang diperlukan. Misalnya laporan
perkembangan, dan laporan akhir suatu kegiatan.
e) Untuk
menganalisis informasi dan memberikan bimbingan bagi pengambilan keputusan atas
masalah tertentu. Misalnya laporan penelitian/riset, laporan troubleshooting,
laporan justifikasi.
f) Untuk
memperoleh sumber pendanaan atau membuka bisnis baru. Misalnya: proposal
penjualan.
8.2
Jenis – Jenis Laporan Bisnis
Laporan bisnis dapat digolongkan kedalam berbagai cara
menurut fungsi, subjek, formalitas, keasliaan, frekuensi, jenis atau
penampilan, pelaksanaan proyek dan pelaksanaan pertemuan. Masing-masing
penggolongan tersebut secara rinci dapat dijelaskan berikut ini :
A.
Berdasarkan Fungsinya
-
Laporan informasi (Information Report)
Berfungsi
untuk memberikan informasi dengan menyajikan fakta-fakta dan rangkuman, tanpa
melakukan analisis, menarik kesimpulan, atau memberi rekomendasi. Nama lain
untuk information report adalah laporan perkembangan (progress reports),
laporan sementara (interim report), dan laporan triwulan (quarterly report).
-
Laporan analitikal (Analitycal Report)
Menyajikan
fakta-fakta, menganalisis dan menafsir, keudian mengambil kesimpulan dan
memberi rekomendasi(recommendation report), usulan (proposal), atau laporan
justifikasi (justification report).
B.
Berdasarkan Subjeknya
Suatu
laporan dapat dibedakan berdasarkan departemen tempat laporan tersebut
diperoleh.Sebagai contoh adanya laporan akuntansi, laporan periklanan, laporan
pengumpulan kredit, laporan pembelanjaan, laporan asuransi, laporan pemasaran,
laporan ekonomi, laporan produksi, laporan personalia, laporan statistic, dan
laporan-laporan teknik.
C.
Berdasarkan formalitasnya
-
Laporan formal (long reports)
Laporan
formal pada umumnya berbentuk panjang, lebih dari 10 halaman, dan mencakup
masalah-masalah kompleks.Namun demikian, pengertian “panjang” bervariasi
tergantung pada situasi dan kondisi yang ada.
Laporan
formal mencakup tiga bagian penting, yaitu
(1)
Body teks: pendahuluan, isi dan penutup;
(2)
prefatory part: sampul, judul, halaman, surat kewenangan, penerimaan,
persetujuan, pengiriman, penghargaan, synopsis, abstraksi, rangkuman eksekutif,
daftar isi, dan daftar tabel;
(3) Supplement part: lampiran, daftar pustaka, catatan akhir, daftar istilah dan indeks.
(3) Supplement part: lampiran, daftar pustaka, catatan akhir, daftar istilah dan indeks.
-
Laporan informal (short reports)
Laporan
informal biasanya hanya mencakup badan teks.Namun demikian, sejumlah laporan
informal mencakup judul halaman, pengiriman, catatan akhir, dan lampiran.
D.
Berdasarkan Keasliannnya
-
Laporan otoritas adalah suatu laporan yang dibuat atas dasar permintaan atau
kuasa dari komite atau orang lain.
- Laporan
sukarela adalah suatu laporan yang dibuat atas inisiatif sendiri.
- Laporan
swasta adalah suatu laporan yang dibuat oleh perusahaan-perusahaan swasta.
-
Laporan publik adalah suatu laporan yang dibuat oleh lembaga-lembaga
pemerintah, termasuk sekolah-sekolah, rumah sakit, atau lembaga-lembaga lain
yang dibiayai oleh nagara.
E.
Berdasarkan Frekuensinya
-
Laporan berkala (periodic reports)
Laporan
dapat disusun secara harian, mingguan, bulanan, semesteran, atau tahunan.
Termasuk dalam laporan berkala, antara lain laporan bursa saham setiap jam,
laporan penjulan setiap hari, laporan biaya setiap minggu, laporan produksi setiap
bulan, laporan komite setiap kuartal, laporan anggaran tahunan.
-
Laporan khusus (special report)
Laporan
khusus ditulis ketika ada kebutuhan terhadap suatu informasi yang unik (khusus)
seperti munculnya krisis dalam perusahaan.
F.
Berdasarkan Jenisnya
-
Laporan Memorandum (periodic report)
Laporan
yang menggunakan format memo, yaitu mencantumkan kepada, dari, subjek, dan
tanggal.
-
Laporan surat (letter report)
Laporan
surat adalah laporan yang menggunakan format surat dengan kepala surat yang
didalam berisi alamat, salam pembuka, penutup, tanda tangan dan referensi
-
Laporan dalam bentuk cetakan
Laporan
dalam bentuk cetakan memiliki judul yang sudah tercetak, intruksi, dan
baris-baris kosong.
-
Laporan formal (formal report)
Laporan
formal biasanya lebih panjang daripada laporan informal, laporan formal sering
juga disebut dengan laporan panjang (long report).
G.
Berdasarkan Kegiatan Proyek
Dalam
melakukan seatu proyek, tedapat tiga jenis laporan, yaitu
-
Laporan pendahuluan (preliminary reports). Mencakup persiapan suatu proyek,
hasil yang diharapkan, dan cara melakukan pelatihan pegawai.
-
Laporan perkembangan (progress reports) mengenai perkembangan pelaksanaan
proyek secara berkala
- Laporan
akhir (final report) mengenai akhir dari suatu pelaksanaan suatu proyek.
H.
Berdasarkan Pelaksanaan Pertemuan
-
Agenda (agenda) adalah suatu dokumen yang ditulis sebelum pertemuan
berlangsung, mencakup jadwal pelaksanaan dan topik yang akan dibahas dalam
pertemuan.
-
Resolusi (resolation) adalah laporan singkat yang secara formal berisi
pengumuman hasil konsensus suatu pertemuan.
-
Notulen (minutes) adalah laporan resmi dalam suatu pertemuan yang telah
berlangsung, mencakup catatan semua hal yang terjadi dalam pertemuan.
-
Laporan pertemuan (proceedings) adalah suatu laporan resm, yang cakupan
bahasanya luas dan berisi hasil-hasil pertemuan atau konferensi penting.
3.
Bagian Pokok Dalam Laporan Bisnis
A.
Pendahuluan
Dalam
bagian pendahuluan ada 10 (sepuluh) hal yang perlu dipertimbangkan, yakni:
-
Pemberi Kuasa, adalah individu/organisasi yang meminta laporan;
-
Tata-letak, menginformasikan kepada pembaca tentang apa saja yang akan dibahas
dalam laporan bisnis;
-
Masalah, biasanya diformulasikan di awal pendahuluan sebelum maksud atau tujuan
laporan bisnis dinyatakan;
-
Maksud, merupakan poin penting dalam laporan bisnis;
-
Ruang Lingkup, berhubungan dengan luas cakupan atau batas suatu pokok bahasan
dalam sebuah laporan bisnis;
-
Metodologi, mengacu pada metode pengumpulan informasi;
-
Sumber-sumber, mencakup berbagai sumber yang kita gunakan dalam penyusunan
laporan bisnis, baik sumber tertulis maupun sumber lisan;
-
Latar Belakang, jika pembaca dianggap perlu mengetahui informasi yang ada dalam
laporan bisnis itu maka latar belakang harus disampaikan;
-
Definisi Istilah, jika kita menggunakan istilah yang memiliki beberapa
penafsiran maka kita harus menjelaskan kepada pembaca definisi yang kita
maksudkan.
- Keterbatasan,
adalah keterbatasan dalam hal dana, waktu, ataupun data yang tersedia.
Untuk
laporan singkat, beberapa unsur tersebut dapat digabungkan menjadi satu atau
dua paragraf dengan ataupun tanpa judul “Pendahuluan”. Bahkan dalam laporan
berkala, judul pendahuluan dapat dihilangkan bila isi setiap periode sama dan
pembaca telah mengetahuinya.
B. Isi
Laporan
Bagian
terpanjang dari suatu laporan bisnis adalah isi laporan.Dalam bagian ini, kita
membahas dan mengembangkan hal-hal yang penting secara rinci.Di samping itu,
bagian ini dapat membantu kita mencapai maksud penulisan laporan bisnis.Penulisan
laporan bisnis yang baik, harus mencakup temuan fakta yang penting dan relevan.
C. Penutup
Bagian
penutup berfungsi untuk merangkum laporan secara menyeluruh, dan untuk laporan
analitis juga mengambil kesimpulan dan memberikan rekomendasi. Oleh karena itu,
dalam Laporan Informasional bagian penutup ini dinamakan Rangkuman, sedangkan
pada Laporan Analitis disebut Kesimpulan dan Rekomendasi. Hal-hal yang
dipertimbangkan dalam bagian penutup adalah sebagai berikut:
-
Rangkuman, berisi ringkasan pembahasan secara menyeluruh. Kadangkala hanya
berisi poin-poin yang penting, kekuatan dan kelemahan, atau manfaat dan
kerugian;
-
Kesimpulan, berisi evaluasi secara ringkas fakta-fakta yang dibahas, tanpa
memasukkan pendapat pribadi kita sebagai penulis;
-
Rekomendasi, menyarankan suatu program tindakan yang didasarkan pada kesimpulan
yang telah dibuat;
-
Rencana Tindakan, merupakan pernyataan terakhir yang mencakup waktu pelaksanaan
program, anggaran yang diperlukan, dan orang-orang yang bertanggung jawab terhadap
program/projek yang akan dilaksanakan.
pengorganisasian
isi dalam laporan bisnis
Ada
2 (dua) cara yang dapat dipilih untuk digunakan dalam penyusunan isi laporan
bisnis, yaitu:
1.
Cara deduksi atau cara langsung berarti menyampaikan ide pokok dan rekomendasi
terlebih dahulu, setelah itu baru dijelaskan hal-hal yang rinci.
2.
Cara induksi atau cara tak langsung, berarti kita menjelaskan fakta- fakta yang
ada terlebih dahulu, baru kemudian kita memberikan ide pokok, kesimpulan, dan
rekomendasi
5.
Penulisan laporan singkat
A.
Karakteristik Laporan Singkat
Kebanyakan
laporan singkat hanya mencakup materi pendukung yang relatif sedikit bagi
pencapaian komunikasi yang efektif. Laporan singkat itu sendiri dapat berbentuk
memo ataupun surat yang terdiri atas satu atau dua halaman. Laporan singkat
mencakup beberapa elemen penting dalam suatu laporan formal, antara lain :
1. Gaya penulisan pribadi yang menggunakan gaya penulisan orang pertama atau
kedua.
2. Grafik
untuk lebih menekankan tulisan.
3. Judul
dan sub-subjudul dalam tubuh laporan.
4. Format
memo atau surat.
B.
Perencanaan Laporan Singkat
Dalam
merencanakan suatu laporan singkat, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan,
antara lain audience, tujuan, dan subjek laporan. Masing-masing elemen akan
mempengaruhi format dan panjang, gaya, serta organisasi suatu laporan.
Ada
beberapa format laporan yang dapat dipilih oleh penulis, antara lain:
1.
Preprinted
Bentuk
sebelum dicetak pada dasarnya digunakan untuk mengisi laporan yang kosong.
Kebanyakan laporan preprinted relatif pendek, sekitar lima atau kurang dari
lima halaman, dan berkaitan dengan informasi rutin. Contohnya adalah laporan
otoritas.
2.
Surat
Format
surat dapat digunakan untuk laporan yang jumlah halamannya lima atau kurang,
dan ditujukan kepada pihak luar organisasi. Laporan tersebut mencakup semua
bagian surat, dan dilengkapi dengan judul, catatan kaki, table, dan gambar.
3.
Memo
Format
yang paling umum untuk laporan singkat yang digunakan untuk kepentingan pihak
intern suatu organisasi. Memo mencakup beberapa hal berkut : tanggal, kepada,
dari, dan subjek.
4.
Manuskrip
Laporan
ini terdiri atas beberapa halaman sampai ratusan halaman yang memerlukan
pendekatan formal.Karena panjangnya, format manuskrip memerlukan lebih banyak
komponen baik sebelum teks (prefatory parts) maupun setelah teks (supplementary
parts).
E. Membuat
laporan bisnis yang baik
1. Akurat
Hal
pertama yang perlu diperhatikan oleh seorang penulis laporan bisnis adalah
bagaimana mengatakan suatu kebenaran. Beberapa hal berikut ini akan membantu
mengatasi kemungkinan terjadinya distorsi :
A. Jelaskan
fakta atau peristiwa yang terjadi secara konkret.
B. Laporkan
semua fakta yang relevan.
C.
Tempatkan fakta yang ada dalam suatu perspektif.
D.
Berikan bukti-bukti terhadap kesimpulan yang Anda buat.
E. Sajikan
hanya bukti yang valid dan mendukung kesimpulan Anda.
F. Jaga
bias pribadi Anda dalam suatu laporan.
2.
Keputusan yang Baik
Laporan
bisnis yang dibuat tidak hanya digunakan pihak intern saja, tetapi juga pihak
ekstern organisasi. Pembaca akan merasa senang membaca suatu laporan yang
mencakup lima hal berikut :
A. Adanya
ide pokok pada permulaan suatu laporan.
B. Melihat
fakta-fakta yang tersedia.
C. Menerima
uraian atau cerita secara menyeluruh.
D.
Menggunakan bahasa yang mudah dimengerti.
E.
Mempelajari sesuatu yang dapat membuat pekerjaan atau tugas-tugas mereka
menjadi lebih mudah.
3.
Format, Gaya, dan Organisasi yang Responsif
Sebelum
menulis, Anda harus memutuskan apakah akan menggunakan format surat, memo, atau
manuskrip; apakah menggunakan gaya formal atau informal. Dalam hal ini, ajukan
diri Anda sendiri pertanyaan berikut.
A.
Siapa yang berinisiatif yang membuat laporan?
B. Apakah
subyek yang akan dimasukan ke dalam laporan?
C. Kapan
suatu laporan dibuat?
D. Kemana
laporan akan dikirim?
E. Mengapa
suatu laporan dibuat?
F. Bagaimana
sikap pembaca?
DAFTAR
PUSTAKA
Purwanto,
Djoko. 2006. Komunikasi Bisnis. Edisi Ketiga. Jakarta: Erlangga
Purwanto,
Djoko. 2007. Korespondensi Bisnis Modern. Jakarta: Erlangga
Nama Kelompok :
Bagus Kuncoro
Dendi Aprian Suntana
Dodi Yohanes
Rekky Andry
